Der CFO-Leitfaden zur Optimierung der SaaS-Ausgaben

Mit Blick auf die nächsten Jahre ist der SaaS-Markt auf dem besten Weg, die Marke von 800 Milliarden Euro zu überschreiten, was auf die zunehmende Einführung von Tools, Technologien und Automatisierung in wachstumsstarken Unternehmen zurückzuführen ist. Unseren Untersuchungen zufolge investieren 40% der Unternehmen jährlich über 1 Million € in SaaS, 14% sogar über 5 Millionen €. Dieser Trend unterstreicht die dringende Notwendigkeit eines effektiven SaaS-Lizenzmanagements, um unkontrollierte Ausgaben einzudämmen und eine optimale Ressourcenzuweisung sicherzustellen.

In der heutigen Situation setzen Unternehmen mehr als 250 Tools in verschiedenen Abteilungen ein, was zu einem Labyrinth von Lizenzen führt, die über E-Mails, Slack-Channels und lokale Ordner verteilt sind. Diese dezentrale Beschaffung führt zu einer Schatten-IT, die erhebliche Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Compliance mit sich bringt.

Wir bei Corma sind uns der zentralen Rolle bewusst, die ein umfassendes SaaS-Lizenzmanagement bei der Bewältigung dieser Komplexität spielt. Unsere Plattform bietet Einblick in Ausgaben und Eigentumsverhältnisse in Echtzeit und ermöglicht es Finanzteams, Abläufe zu rationalisieren und den ROI zu maximieren.

Was ist SaaS-Lizenzmanagement?

Das SaaS-Lizenzmanagement umfasst die Organisation, Verwaltung und Zugriffskontrolle von Cloud-basierten Anwendungen von einer zentralen Plattform aus. Im Gegensatz zu herkömmlichen Softwarelizenzen gewähren SaaS-Vereinbarungen Benutzern Zugriff auf Tools, die von Anbietern gehostet und verwaltet werden, in der Regel auf Abonnementbasis. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Vereinbarungen, die Aspekte wie den Umfang der Benutzer, die Preisgestaltung, die Sicherheitsbestimmungen und die Kündigungsbedingungen abdecken, sind unerlässlich, da die Anzahl der Tools und Benutzer eskaliert.

Warum SaaS-Lizenzmanagement wichtig ist

Ein effektives SaaS-Lizenzmanagement ist entscheidend, um Kostenverluste zu vermeiden, Verschwendung zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

• Ungenutzte Lizenzen: Unternehmen zahlen häufig für Lizenzen, die aufgrund von Fluktuation oder unzureichender Auslastung ungenutzt bleiben.
• Überzahlung und Duplikate: Der dezentrale Einkauf führt zu doppelten Anschaffungen von Werkzeugen und verpassten Verhandlungsmöglichkeiten, was zu überhöhten Kosten führt.
• Redundante Tools und automatische Verlängerungen: Ohne Aufsicht können Teams redundante Tools mit automatischen Verlängerungsklauseln verwalten, was zu unnötigen Ausgaben führt.
• Schatten-IT- und Compliance-Risiken: Nicht genehmigte SaaS-Tools stellen Sicherheitsrisiken dar und können gegen regulatorische Standards wie die DSGVO oder NIS2 verstoßen. Unternehmen in sensiblen Branchen oder mit Zertifizierungen wie ISO 27001 sind davon besonders betroffen.

So funktioniert das SaaS-Lizenzmanagement

Unsere Plattform konsolidiert alle SaaS-Verträge auf einem einheitlichen Dashboard und bietet umfassende Einblicke in Kosten, Verlängerungstermine und Nutzungsmuster. Es erleichtert das proaktive Management, indem es Benachrichtigungen über bevorstehende Verlängerungen und Preisschwankungen sendet und so fundierte Entscheidungen und Kostenoptimierungen ermöglicht.

Benutzerrollen in der SaaS-Lizenzverwaltung

Die Verwaltung verschiedener Benutzerrollen — von IT-Administratoren, die den Zugriff überwachen, bis hin zu Vertragsinhabern und Endbenutzern — ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datensicherheit und Betriebseffizienz. Jede Rolle spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Berechtigungen und der Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Bewährte Methoden im SaaS-Lizenzmanagement

Beachten Sie die folgenden Best Practices, um SaaS-Lizenzen effektiv zu verwalten:

• Investieren Sie in eine SaaS-Managementplattform-Lösung: Gehen Sie über Tabellenkalkulationen hinaus und nutzen Sie eine dedizierte SaaS-Lizenzverwaltungsplattform, die robuste Funktionen für die Organisation von Verträgen, die Überwachung der Nutzung und die Kostenoptimierung bietet.
• Verfolgen Sie Kosten, Nutzung und ROI: Verschaffen Sie sich einen Überblick in Ausgaben- und Nutzungskennzahlen, um den ROI der einzelnen Tools zu bewerten und Verlängerungsentscheidungen zu begründen.
• Rechtzeitige Benachrichtigungen einrichten: Implementieren Sie Benachrichtigungen für bevorstehende Verlängerungen und Preisänderungen, um eine proaktive Entscheidungsfindung und Kostenkontrolle zu ermöglichen.
• Mitarbeiterlebenszyklus verwalten: Optimieren Sie das Lizenzmanagement über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, um sicherzustellen, dass Lizenzen schnell erteilt und entzogen werden, wenn sich die Rollen ändern oder Mitarbeiter abtreten.

Die Ausgaben für SaaS machen einen erheblichen Teil des Unternehmensbudgets aus, doch vielen Unternehmen fehlen die Tools und Prozesse für eine effektive Überwachung und Optimierung. Bei Corma ist unsere SaaS-Lizenzmanagement-Plattform darauf ausgelegt, Informationen zu konsolidieren, die Transparenz zu verbessern und die Ausgaben in Ihrem gesamten Unternehmen zu optimieren.

Entdecke wie Corma kann Ihre SaaS-Lizenzmanagementstrategie transformieren, um Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo, um unsere Plattform in Aktion zu erleben und Ihre sofortige Kapitalrendite zu erzielen.