Acuity Scheduling

Die Corma-Integration für Acuity Scheduling behandelt die Logins der Mitarbeitenden und die Kalender als zwei getrennte Dinge, so wie Acuity selbst: Das Login einer Person zu entfernen und ihren Kalender stillzulegen sind unterschiedliche Schritte mit unterschiedlichen Folgen. Sie unterstützt IT-Teams in Kliniken, Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, deren Kundentermine und Aufnahmeformulare in Acuity liegen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Pläne von Acuity Scheduling sind nach Anzahl der Kalender begrenzt (1 bei Starter, bis zu 6 bei Standard, bis zu 36 bei Premium) und werden nicht pro Nutzer abgerechnet.
• Logins für Mitarbeitende in Acuity haben eine von drei Zugriffsstufen (View Only, View & Edit oder Admin) und lassen sich auf bestimmte Kalender beschränken, mit oder ohne das Recht, Kundendaten zu exportieren.
• Wird ein Acuity-Kalender gelöscht, bleiben seine Termine erhalten, verschwinden aber aus allen Kalendern, und ihre Erinnerungs-E-Mails werden nicht mehr verschickt.

Wie funktionieren Logins und Kalender in Acuity Scheduling?

Acuity trennt die Person vom Kalender. Ein Kalender enthält Verfügbarkeiten und Termine, ein Login gibt einer Person Zugriff auf einen oder mehrere Kalender. Der Kontoinhaber fügt Mitarbeitende mit dem Zugriff View Only, View & Edit oder Admin hinzu, legt fest, welche Kalender jede Person sieht, und entscheidet, ob sie Termine und Kundendaten exportieren darf.

Single Sign-On ist im Enterprise-Plan enthalten. In den anderen Plänen erfolgt die Anmeldung über Squarespace-Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. SCIM-Unterstützung ist nicht dokumentiert, und die API, verfügbar ab dem Premium-Plan, deckt Termine, Verfügbarkeiten und Kunden ab, aber keine Nutzer.

Was geht schief, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?

Zwei Dinge können gleichzeitig schiefgehen. Bleibt das Login bestehen, sehen ehemalige Mitarbeitende weiterhin Kundennamen und Antworten aus Aufnahmeformularen und können sie je nach Berechtigung exportieren. Wird der Kalender überstürzt gelöscht, verschwinden künftige Termine aus allen Kalendern, und Kunden erhalten keine Erinnerungen mehr. Acuity empfiehlt, diese Termine vorher zu verschieben, abzusagen oder zu exportieren.

Kalender bestimmen auch die Kosten. Mit höchstens 6 Kalendern bleiben Sie bei Standard, mit höchstens 36 bei Premium. Stillgelegte Kalender sollten also nicht liegen bleiben.

Was Corma für Acuity Scheduling automatisiert

• Login-Entfernung am letzten Arbeitstag: Der Austritt in Ihrem HR-System löst die Entfernung des Acuity-Logins aus. Die KI-Agenten von Corma übernehmen das, weil die API keine Nutzer verwalten kann.
• Kalenderübergabe: Der Austritts-Workflow fordert die Führungskraft auf, künftige Termine zu übertragen, bevor der Kalender stillgelegt wird.
• Exportrechte auf dem Prüfstand: Logins, die Kundendaten exportieren dürfen, sind Teil jedes Access Reviews.
• Passender Plan: Werden ungenutzte Kalender im Offboarding stillgelegt, bleiben Ihre Kalenderzahl und damit Ihre Planstufe dort, wo sie hingehören.
• Ein Inventar: Acuity steht neben all Ihren anderen Apps, sodass IT-Teams jedes Login an einem Ort sehen.

Häufige Fragen zur Integration von Acuity Scheduling

Unterstützt Acuity Scheduling SSO oder SCIM?

Single Sign-On gehört zum Enterprise-Plan von Acuity. Die anderen Pläne nutzen das Squarespace-Login mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, und SCIM-Unterstützung ist nicht dokumentiert. Das Offboarding findet daher in der Oberfläche von Acuity statt, und genau diesen Schritt automatisiert Corma.

Was passiert mit Terminen, wenn ein Acuity-Kalender gelöscht wird?

Sie bleiben erhalten, erscheinen aber in keinem Kalender mehr, es werden keine Erinnerungen verschickt, und Berichte weisen sie einem gelöschten Kalender zu. Nur der Acuity-Support kann einen gelöschten Kalender wiederherstellen.

Wo werden die Daten von Acuity gehostet?

Laut Acuity wird der Enterprise-Plan auf AWS in den USA gehostet. Für Unternehmen in der EU ist das ein Punkt der Datensouveränität, den Sie dokumentieren sollten, vor allem wenn Aufnahmeformulare sensible Informationen erfassen. Corma läuft auf AWS innerhalb der Europäischen Union.

Sie verwalten Kundentermine in Acuity? Demo mit Corma buchen: Wir zeigen Ihnen, wie ein Austritt von Anfang bis Ende abgewickelt wird.