Acuity Scheduling

L'intégration Corma pour Acuity Scheduling traite les comptes du personnel et les calendriers comme deux sujets distincts, parce qu'Acuity le fait aussi : supprimer le compte d'une personne et retirer son calendrier sont deux étapes différentes, aux conséquences différentes. Elle s'adresse aux équipes IT des cliniques, des agences et des entreprises de services dont les réservations clients et les formulaires d'admission sont gérés dans Acuity.

À retenir

• Les offres Acuity Scheduling sont plafonnées en nombre de calendriers (1 sur Starter, jusqu'à 6 sur Standard, jusqu'à 36 sur Premium) et ne sont pas facturées par utilisateur.
• Chaque compte du personnel Acuity dispose de l'un des trois niveaux d'accès (View Only, View & Edit ou Admin) et peut être limité à certains calendriers, avec ou sans droit d'exporter les informations clients.
• Supprimer un calendrier Acuity conserve ses rendez-vous, mais les retire de tous les calendriers et met fin à leurs e-mails de rappel.

Comment fonctionnent les comptes et les calendriers dans Acuity Scheduling ?

Acuity sépare la personne du calendrier. Un calendrier contient des disponibilités et des rendez-vous, tandis qu'un compte donne accès à un ou plusieurs calendriers. Le titulaire du compte ajoute les membres du personnel avec un accès View Only, View & Edit ou Admin, choisit les calendriers que chacun voit et décide s'il peut exporter les rendez-vous et les informations clients.

L'authentification unique (SSO) est incluse dans l'offre Enterprise. Sur les autres offres, la connexion passe par un compte Squarespace avec authentification à deux facteurs. Aucune prise en charge de SCIM n'est documentée. L'API, disponible à partir de l'offre Premium, couvre les rendez-vous, les disponibilités et les clients, mais pas les utilisateurs.

Qu'est-ce qui peut mal tourner au départ d'un membre du personnel ?

Deux problèmes peuvent survenir en même temps. Si le compte est conservé, un ancien salarié peut encore voir le nom des clients et leurs réponses aux formulaires d'admission, et, selon ses droits, les exporter. Si le calendrier est supprimé dans la précipitation, les rendez-vous à venir disparaissent de tous les calendriers et les clients ne reçoivent plus de rappels. Acuity recommande de reprogrammer, d'annuler ou d'exporter ces rendez-vous au préalable.

Les calendriers déterminent aussi le coût. Ne pas dépasser 6 calendriers vous maintient sur Standard, et 36 sur Premium. Les calendriers qui ne servent plus ne doivent donc pas s'éterniser.

Ce que Corma automatise pour Acuity Scheduling

• Suppression du compte le dernier jour : le départ enregistré dans votre SIRH déclenche la suppression du compte Acuity, réalisée par les agents IA de Corma, car l'API ne permet pas de gérer les utilisateurs.
• Passation des calendriers : le workflow de départ demande au manager de déplacer les rendez-vous à venir avant le retrait du calendrier.
• Droits d'export passés en revue : les comptes autorisés à exporter les informations clients font partie de chaque revue des accès.
• Offre adaptée : retirer les calendriers inutilisés lors de l'offboarding maintient votre nombre de calendriers, et donc votre palier, au bon niveau.
• Un inventaire unique : Acuity figure aux côtés de vos autres applications, pour que les équipes IT voient tous les comptes au même endroit.

Questions fréquentes sur l'intégration Acuity Scheduling

Acuity Scheduling prend-il en charge le SSO ou SCIM ?

L'authentification unique fait partie de l'offre Enterprise d'Acuity. Les autres offres reposent sur la connexion Squarespace avec authentification à deux facteurs, et aucune prise en charge de SCIM n'est documentée. L'offboarding se fait donc dans l'interface d'Acuity, et c'est cette étape que Corma automatise.

Que deviennent les rendez-vous quand un calendrier Acuity est supprimé ?

Ils sont conservés, mais n'apparaissent plus sur aucun calendrier, aucun rappel n'est envoyé et les rapports les rattachent à un calendrier supprimé. Seul le support Acuity peut restaurer un calendrier supprimé.

Où sont hébergées les données d'Acuity ?

Acuity indique que son offre Enterprise est hébergée sur AWS aux États-Unis. Pour une entreprise européenne, c'est un point de souveraineté des données à documenter, surtout lorsque les formulaires d'admission collectent des informations sensibles. Corma est hébergé sur AWS au sein de l'Union européenne.

Vous gérez vos réservations clients dans Acuity ? Demandez une démo Corma pour voir le départ d'un membre du personnel traité de bout en bout.