Software-Lizenzoptimierung

Was ist Software-Lizenzoptimierung?

Die Software-Lizenzoptimierung besteht darin, das, wofür eine Organisation bezahlt, mit dem in Übereinstimmung zu bringen, was sie tatsächlich braucht: die richtige Zahl an Plätzen, auf der richtigen Angebotsstufe, mit den richtigen Vertragsbedingungen, ohne die Compliance zu brechen. Sie geht über die Rückgabe ungenutzter Lizenzen hinaus, denn die grössten Einsparungen liegen üblicherweise in Angebotsstufe und Laufzeit statt in der Platzanzahl.

Die vier Hebel der Lizenzoptimierung

• Menge: Plätze entfernen, die inaktive Personen oder bereits ausgeschiedene Mitarbeitende halten.
• Stufe: Personen herabstufen, die nie die Funktionen berühren, für die ihre Edition bezahlt.
• Laufzeit: jährlich statt monatlich wählen, wo die Nutzung stabil ist, und mehrjährige Bindung vermeiden, wo sie es nicht ist.
• Überschneidung: eines von zwei Tools eliminieren, die verschiedenen Teams dieselbe Funktion liefern.

Wo das Geld sich tatsächlich versteckt

Ruhende Plätze zurückzuholen ist der sichtbare Gewinn und meist der kleinere, denn die entfernten Plätze sind häufig die günstigsten des Vertrags. Im Missverhältnis der Angebotsstufen versteckt sich das Geld: eine Premium-Edition, gekauft für eine Fähigkeit, die zehn Personen nutzen und zweihundert bezahlen. Die Stufenverteilung vor jeder Verlängerung gegen die tatsächliche Funktionsnutzung zu prüfen ist die ertragreichste Gewohnheit der gesamten SaaS-Kostenarbeit.

Beispiele und Anwendungsfälle

Ein Unternehmen prüft eine Kollaborationssuite vor der Verlängerung. Vierzig ruhende Plätze kommen zurück, für einen bescheidenen Betrag. Die wichtigere Feststellung lautet, dass 180 Personen auf der Unternehmensstufe sitzen, wegen einer Compliance-Fähigkeit, die fünfzehn Personen brauchen. Die Belegschaft auf zwei Stufen aufzuteilen spart ein Vielfaches dessen, was die Rückgabe eingebracht hat. Diese Auswertung verlangt Nutzung auf Funktionsebene und einen Verlängerungstermin, der weit genug entfernt liegt, um zu handeln, und genau diese Kombination hält Corma über den gesamten Bestand aktuell.

Verwandte Begriffe

• SaaS-Management zur Senkung der Softwarekosten
• SaaS-Abonnements für Finanzteams
• Automatisiertes SaaS-Management

FAQ

Worin unterscheiden sich Lizenzoptimierung und Lizenzrückgabe?

Die Rückgabe entfernt Plätze, die niemand nutzt. Die Optimierung deckt das ab und zusätzlich Angebotsstufe, Laufzeit und Überschneidung, wo üblicherweise die grösseren Einsparungen liegen.

Wann sollte die Lizenzoptimierung laufen?

Fortlaufend für die Nutzungsdaten, und förmlich 90 bis 120 Tage vor jeder Verlängerung, damit die Feststellungen vor dem Ende der Kündigungsfrist eintreffen.

Riskiert die Optimierung eine Unterlizenzierung?

Ja, wenn sie allein von den Kosten getrieben wird. Jede Reduzierung sollte vor der Umsetzung gegen die Vertragsbedingungen und die Compliance-Anforderungen geprüft werden.

Welche Daten verlangt die Lizenzoptimierung?

Platzzuweisung, Stufe je Person, tatsächliche Nutzung je Person, Vertragsbedingungen und Verlängerungstermine. Fehlt eines davon, wird die Übung zur Schätzung.

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