Optimisation des licences logicielles

Qu'est-ce que l'optimisation des licences logicielles ?

L'optimisation des licences logicielles consiste à aligner ce qu'une organisation paie sur ce dont elle a réellement besoin : le bon nombre de sièges, au bon niveau d'offre, avec les bonnes conditions contractuelles, sans rompre la conformité. Elle va plus loin que la récupération des licences inutilisées, parce que les économies les plus importantes se situent en général dans le niveau d'offre et la durée, plutôt que dans le nombre de sièges.

Les quatre leviers de l'optimisation des licences

• Quantité : retirer les sièges détenus par des utilisateurs inactifs et par des personnes parties.
• Niveau : rétrograder les utilisateurs qui ne touchent jamais les fonctions que leur édition paie.
• Durée : préférer l'annuel au mensuel là où l'usage est stable, et éviter l'engagement pluriannuel là où il ne l'est pas.
• Recouvrement : éliminer l'un des deux outils qui rendent le même service à des équipes différentes.

Où se cache vraiment l'argent

Récupérer les sièges dormants est le gain visible et généralement le plus petit, parce que les sièges retirés sont souvent les moins chers du contrat. C'est dans l'inadéquation des niveaux d'offre que se cache l'argent : une édition premium achetée pour une capacité qu'utilisent dix personnes et que deux cents paient. Vérifier la répartition des niveaux au regard de l'usage réel des fonctions avant chaque renouvellement est l'habitude au meilleur rendement de tout le travail de coût SaaS.

Exemples et cas d'usage

Une entreprise réexamine une suite collaborative avant renouvellement. Quarante sièges dormants reviennent, pour un montant modeste. Le constat le plus important est que 180 utilisateurs se trouvent sur le niveau entreprise pour une capacité de conformité dont quinze personnes ont besoin. Répartir la population sur deux niveaux économise plusieurs fois ce qu'a rapporté la récupération. Cette analyse exige un usage au niveau des fonctions et une date de renouvellement assez lointaine pour agir, combinaison que Corma tient à jour sur l'ensemble du parc.

Concepts associés

• Gestion des abonnements SaaS pour réduire les dépenses
• Gestion des abonnements SaaS pour les équipes financières
• Plateforme de gestion SaaS

FAQ

Quelle différence entre optimisation et récupération de licences ?

La récupération retire les sièges que personne n'utilise. L'optimisation couvre cela plus le niveau d'offre, la durée et le recouvrement, où se trouvent en général les économies les plus importantes.

Quand lancer l'optimisation des licences ?

En continu pour les données d'usage, et formellement 90 à 120 jours avant chaque renouvellement, pour que les constats arrivent avant la fermeture du délai de préavis.

L'optimisation risque-t-elle de sous-licencier ?

Oui lorsqu'elle est pilotée par le coût seul. Chaque réduction doit être vérifiée au regard des conditions contractuelles et des exigences de conformité avant d'être appliquée.

Quelles données exige l'optimisation des licences ?

L'affectation des sièges, le niveau par utilisateur, l'usage réel par utilisateur, les conditions contractuelles et les dates de renouvellement. L'absence de l'un d'eux transforme l'exercice en devinette.

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