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Die Studie von Corma zeigt, dass Unternehmen, die Software und digitale Tools als Kernelemente ihrer Geschäftstätigkeit integrieren, zwischen 5 und 30% ihres Betriebsbudgets für Software aufwenden können. Externe Software ist für die meisten großen Unternehmen unverzichtbar geworden, um zu funktionieren. Lizenzen wie Microsoft Office oder Google sind seit einiger Zeit erforderlich, aber in den letzten Jahren wurden viele weitere Softwarelizenzen benötigt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit zunehmender Anzahl von Softwarelizenzen überhäufen sich die Unternehmen mit ungenutzten Softwarelizenzen und Schatten-IT. Ohne Softwaremanagementlösungen wie die von Corma kann es sehr schwierig sein, dies effektiv zu verfolgen und zu optimieren.
Während Unternehmen wachsen und darum kämpfen, wettbewerbsfähig zu bleiben, steigt ihr Einsatz von Software. Diese Software, die oft als Service angeboten wird, ermöglicht es ihnen, eine Vielzahl von Aufgaben zu rationalisieren, darunter Produktentwicklung, Compliance, Projektmanagement und eine Vielzahl von Personalfunktionen. Der Mehrwert, den diese Software bieten kann, liegt auf der Hand, da sie es ermöglicht, viele Aktivitäten schneller, reibungsloser und zu geringeren Kosten für das Unternehmen abzuwickeln. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, die Nachteile, die diese Software mit sich bringen kann, genau einzuschätzen und zu mindern, insbesondere da wir immer mehr auf sie angewiesen sind und sie an Verbreitung gewinnt.
Das Problem hat sich in letzter Zeit im mittleren Sektor verschärft. Dieses Problem bestand lange Zeit in großen Unternehmen mit unzähligen Mitarbeitern und Tools. Aber mit dem SaaS-Trend (und in letzter Zeit dem Trend neuer KI-Tools) verlassen sich auch kleinere Unternehmen stärker auf eine große Anzahl von Software-Apps.
Laut Productiv verfügt ein durchschnittliches Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt über 300 SaaS-Lizenzen. Diese Lizenzen verlängern sich oft automatisch, und unsere eigenen Untersuchungen hier bei Corma zeigen, dass sie mittlere bis große Unternehmen je nach Unternehmensbereich und Größe zwischen 300.000 EUR und über 10 Mio. EUR pro Jahr kosten können, was bis zu 20% der Betriebskosten entspricht. Da sich die Lizenzen jedoch automatisch verlängern und es so viele davon gibt, fällt es vielen Unternehmen schwer, den Wert, den jede Software generiert, genau abzuschätzen, wie sie es bei fast jeder anderen Investition tun würden.
Eine der größten Herausforderungen bei der Bewertung des Werts, den eine bestimmte Software für ein Unternehmen bietet, ist die Tatsache, dass Mitarbeiter, die Zugriff auf Software haben, in keiner Weise garantieren, dass sie sie verwenden werden. Die genauen Nutzungsraten variieren, können aber bis zu 50% betragen. Da die meisten SaaS-Anbieter von Unternehmen verlangen, dass sie pro Kopf zahlen, verursachen ungenutzte Lizenzen unnötige Kosten. Umgekehrt kann es helfen, die Budgets zu straffen und Geldverschwendung zu vermeiden, wenn Sie über alle Informationen darüber verfügen, über SaaS in Ihrem Unternehmen verfügt und wie hoch die Nutzungsraten sind. Dies gilt insbesondere, da die IT-Mittel in letzter Zeit immer knapper wurden.
Quelle: Productiv 2024-Bericht „Der Stand der SaaS-Konsolidierung“
Viele Lizenzen, die sich zu unterschiedlichen Terminen verlängern und von verschiedenen Teams anhand nicht verbundener, manuell aktualisierter Tabellen nachverfolgt werden, können dazu führen, dass viele Unternehmen nicht genau wissen, wie viel sie für SaaS ausgeben. Wenn Sie wissen, wie viel und wofür ausgegeben wird, können Sie Kosten senken, und eine zentrale Informationsquelle für Informationen wie Lizenzverlängerungen können Ausfallzeiten vermieden oder Raum für Neuverhandlungen geschaffen werden.
Studien zeigen, dass viele Unternehmen über Softwarelizenzen für mehrere Produkte verfügen, die effektiv demselben Zweck dienen. Dies kann auf veraltete Technologien, kleine Unterschiede oder Teampräferenzen zurückzuführen sein. Unternehmen mit einem starken SaaS-Management sind jedoch in der Lage, den Überblick zu behalten und redundante Lizenzen zu vermeiden, was auch das Potenzial für Mengenrabatte birgt.
Es ist immer üblicher geworden, dass einzelne Teams oder Geschäftsbereiche Softwarelizenzen vereinbaren, die zu ihrer Arbeit beitragen. Dies hat an Beliebtheit gewonnen, da die Geschäftsbereiche ihre Bedürfnisse oft am besten kennen. Dies bedeutet jedoch, dass die zentralen IT-Teams möglicherweise nicht einmal über die verwendete Software Bescheid wissen. Dies bringt einige Herausforderungen mit sich, auch wenn die Software in einigen Fällen kostenlos online zur Verfügung gestellt wird. Der Begriff „Schatten-IT“ bezieht sich auf Software, die von Mitarbeitern ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Teams verwendet wird (mit potenziell sehr negativen Auswirkungen auf Cybersicherheit und Compliance).
Quelle: Cledara-Bericht 2023 „Der Stand der Schatten-IT“
Wenn Teams ihre eigene Software auswählen können, kann dies die Produktivität steigern. Der Nachteil ist jedoch, dass es fast unmöglich wird, die Lizenzen genau zu verfolgen und die Softwareausgaben zu optimieren. Eine Studie von Cledara ergab, dass es sich bei 65% aller SaaS-Anwendungen, auf die die Mitarbeiter der 200 befragten Unternehmen zugriffen, um Schatten-IT-Unternehmen handelte. Selbst wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter auf eine Reihe von sanktionierten Softwareprodukten beschränken, verwenden viele Personen am Ende immer noch andere Software. Das am schnellsten wachsende Beispiel dafür ist natürlich ChatGPT.
Schatten-IT ist nicht nur teuer und ineffizient, sondern auch gefährlich für Unternehmen, da sie ein höheres Risiko von Hacks oder Datenlecks mit sich bringt. Tatsächlich ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Schatten-IT verwenden, höher als sanktionierte IT, was ein erhebliches Risiko darstellt, auch wenn die Software an und für sich nicht gefährlich ist, da dies außerhalb des IT-Ökosystems des Unternehmens erfolgt. Ein erheblicher Teil dieser Software schneidet auch in Bezug auf die Cybersicherheit schlecht ab, wodurch das Unternehmen weiteren Risiken ausgesetzt ist. Angesichts der Verschärfung der Cybersicherheits- und Datensicherheitsstandards durch die Aufsichtsbehörden können sich nur wenige Unternehmen dieses Risiko leisten, insbesondere angesichts der durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung, die 4,9 Millionen US-Dollar kostet.
Ohne eine umfassende Softwaredatenbank wird es viel schwieriger, einen reibungslosen Onboarding-Prozess einzurichten. Single-Sign-On-Systeme funktionieren nicht so gut, und neue Mitarbeiter können verzögert auf wichtige Software zugreifen. Eine gute SaaS-Managementplattform kann die Onboarding- und Offboarding-Zeiten erheblich verkürzen, die Produktivität steigern und Personal- und IT-Teams mehr Zeit verschaffen.
Angesichts der Tatsache, dass die Aufsichtsbehörden hart gegen Datenlecks und unsachgemäße Cybersicherheitsvorschriften vorgehen, tun viele Unternehmen ihr Bestes, um nachzuweisen, dass sie die Vorschriften von Grund auf einhalten. Schatten-IT bedeutet beispielsweise, dass Unternehmen keine genauen Daten für Berichtszwecke sammeln können. Sie sind möglicherweise auch nicht in der Lage, die von der DSGVO geforderten Datenschutzstandards zu gewährleisten. Ohne ein gutes SaaS-Managementsystem sind viele Unternehmen einem erheblichen Risiko ausgesetzt.
IT-Leiter und CTOs sind unverzichtbar, um den immer komplexer werdenden Software- und Technologiestapel innerhalb eines Unternehmens zu verwalten. Sie sind für die Überwachung des gesamten IT-Ökosystems verantwortlich, das Softwarebeschaffung, Verwaltung und Cybersicherheit umfasst. Die Rolle ist sehr anspruchsvoll, da sie nicht nur den technischen Betrieb, sondern auch die strategischen Entscheidungen im Zusammenhang mit Softwareinvestitionen verwalten müssen.
Es überrascht nicht, dass die zunehmende Abhängigkeit von Software die IT-Führungskräfte enorm belastet. Da Unternehmen immer mehr Software einsetzen, um die Produktivität zu steigern und die Vorteile neuer KI-Technologien zu nutzen, wächst auch die Verantwortung für die Verwaltung dieser Tools erheblich. Was einst eine überschaubare Aufgabe war, ist heute zu einem komplexen Kreislauf aus Softwarelizenzen, Verlängerungen und Sicherheitsproblemen geworden. IT-Führungskräfte sind angesichts der zunehmenden Einführung von SaaS widerstandsfähig geblieben, aber das Fehlen der richtigen Unterstützung hat die Branche an einen Wendepunkt gebracht.
Von IT-Führungskräften wird erwartet, dass sie Hunderte von Softwares im Alleingang verwalten und optimieren. Niemand stellt ihre Fähigkeit in Frage, kluge Entscheidungen über Softwarenutzung und Kosten zu treffen. Die eigentliche Sorge besteht darin, dass sie der Transparenz und der Daten beraubt werden, die für diese Entscheidungen erforderlich sind. Das überwältigende Volumen an SaaS und der Mangel an zentralisierten Informationen schaffen ein Umfeld, in dem selbst die erfahrensten IT-Führungskräfte an ihre Grenzen stoßen.
Es geht wirklich darum, sie mit den richtigen Tools auszustatten, um sie auf Erfolgskurs zu bringen. Sie sollten Zugang zu Lösungen haben, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit effizient zu erledigen und sie von alltäglichen Softwaremanagementaufgaben zu befreien, sodass sie sich auf die strategischen Aspekte ihrer Rolle konzentrieren können.
Der wahre Wert von IT-Führungskräften liegt in ihrer Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen mit den richtigen Tools ausstatten. Ohne die notwendigen Daten sind sie jedoch gezwungen, Entscheidungen mit unvollständigen Informationen zu treffen. Dieser Mangel an Transparenz ist nicht nur frustrierend, sondern schränkt auch ihre Fähigkeit ein, ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Im Kern geht es nicht nur darum, Geld zu sparen oder die Produktivität zu steigern, sondern auch darum, IT-Führungskräften die Tools und Daten an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen.
Corma bietet eine umfassende Lösung, die es IT-Leitern und CTOs ermöglicht, die Kontrolle über ihre Softwarelandschaft zurückzugewinnen, Abläufe zu rationalisieren und Kosten zu senken. Durch datengestützte Einblicke und Automatisierungen sind technische Teams in der Lage, manuelle Prozesse zu überwinden, sodass sie sich darauf konzentrieren können, den Wert für ihr Unternehmen zu steigern.
Wie bereits erwähnt, besteht eine der größten Herausforderungen für IT-Führungskräfte darin, die schiere Menge an Software zu verwalten, die abteilungsübergreifend verwendet wird. Corma begegnet diesem Problem, indem es einen vollständigen Überblick über den Software-Stack eines Unternehmens bietet. IT-Teams haben Zugriff auf granulare Daten, aus denen genau hervorgeht, welche Software verwendet wird und wer sie verwendet. Dadurch ist es möglich, sich überschneidende Tools zu eliminieren und die Software-Suite zu optimieren.
Was IT-Chefs, die auf Cybersicherheit achten, von Corma besessen macht, ist die Fähigkeit, Shadow-IT-Apps (Software, die ohne Genehmigung oder Wissen der IT-Abteilung verwendet werden) automatisch zu erkennen. Corma hilft Unternehmen dabei, Sicherheitsrisiken und Compliance-Problemen vorzubeugen, indem es diese nicht autorisierte Software identifiziert.
Die Integration von Corma mit Browser-Plug-ins und SSO ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehenden Systeme eines Unternehmens. IT-Teams können damit rechnen, innerhalb weniger Tage erste Ergebnisse zu erzielen und den Nutzen aus Corma herauszuholen.
Die Verwaltung des Softwarezugriffs bei On&Offboardings ist für IT-Abteilungen ein zeitaufwändiger Prozess. Corma vereinfacht dies, indem es die Zugriffsprüfungen und die Bereitstellung automatisiert, was einen reibungslosen Ablauf ermöglicht Onboarding- und Offboarding-Arbeitsablaufs. Wenn sichergestellt wird, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff auf die richtigen Tools haben, werden ganze Teams produktiver, ganz zu schweigen von den Kopfschmerzen, die IT-Abteilungen dadurch erspart werden.
Corma schlägt auch ein Self-Service-Bereitstellungssystem vor, mit dem Mitarbeiter direkt Zugriff auf Softwaretools anfordern können. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für IT-Teams und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und sicher das zu erhalten, was sie benötigen.
Die Automatisierung dieser Schlüsselprozesse ermöglicht es IT-Führungskräften, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich in Routineaufgaben zu verlieren. Die Mitarbeiter profitieren auch davon, dass es weniger Verzögerungen beim Zugriff auf die Tools gibt, die sie benötigen, um produktiv zu sein.
Der datengesteuerte Ansatz von Corma ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über ihre Softwarekosten zu treffen. Die Fähigkeit Identifizieren Sie nicht ausreichend genutzte oder überbezahlte Software deckt Möglichkeiten zur Kosteneinsparung auf.
Diese Erkenntnisse sind äußerst wertvoll, wenn es darum geht, bessere Angebote mit Anbietern auszuhandeln. Da die Daten leicht verfügbar sind, kann ein evidenzbasierter Ansatz verwendet werden, um günstigere Konditionen mit Softwarelieferanten auszuhandeln.
Einer der Kunden von Corma, Skello, konnte beispielsweise 140.000€ pro Jahr sparen und gleichzeitig 150 Stunden Verwaltungsarbeit einsparen. Diese realen, greifbaren Ergebnisse zeigen, wie leistungsfähig es sein kann, IT-Verantwortlichen genaue und verwertbare Daten zur Verfügung zu stellen.
Corma stattet IT-Führungskräfte mit den Tools und Erkenntnissen aus, die sie benötigen, um die Art und Weise, wie ihre Unternehmen Software verwalten, zu verändern. In einer Welt, in der die Softwarenutzung nur zunehmen wird, stellt Corma sicher, dass Unternehmen bereit sind, sich diesen Herausforderungen zu stellen, und zwar mit einer Lösung, die das Softwaremanagement einfacher, intelligenter und effizienter macht.
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