Shelfware (ungenutzte Lizenzen)

Was ist Shelfware?

Shelfware ist eine Form der Softwareverschwendung, die Lizenzen umfasst, für die ein Unternehmen bezahlt, ohne sie zu nutzen. Der Begriff stammt aus der Zeit der Software im Karton, die ungeöffnet im Regal stand. Im SaaS-Umfeld tritt Shelfware in drei Formen auf: gekaufte, aber nie zugewiesene Lizenzen, Lizenzen von Personen, die sich nicht mehr anmelden, sowie Pläne oder Editionen, die über der tatsächlichen Nutzung liegen.

Das Wichtigste in Kürze

• Shelfware bezeichnet ungenutzte Lizenzen, die ein Unternehmen weiter bezahlt, benannt nach Softwarekartons, die ungeöffnet im Regal liegen blieben.
• Shelfware tritt im SaaS-Umfeld in drei Formen auf: nie zugewiesene Lizenzen, Lizenzen inaktiver Nutzer und Pläne oberhalb der tatsächlichen Nutzung.
• Shelfware wird erkannt, indem man pro Anwendung gekaufte, zugewiesene und aktive Lizenzen vergleicht und dabei eine feste Inaktivitätsschwelle anwendet.
• Shelfware ist die Diagnose, Lizenzrückgewinnung die Abhilfe: Ungenutzte Lizenzen sparen erst Geld, wenn sie entfernt, neu vergeben oder herabgestuft werden.

So wird Shelfware erkannt

• Gekaufte Lizenzen: die vertraglich vereinbarte Menge aus Vertrag, Bestellschein oder Abrechnungsseite des Anbieters.
• Zugewiesene Lizenzen: die Konten in der Admin-Konsole der Anwendung oder in der Gruppe des Identity Providers, die den Zugriff gewährt.
• Aktive Lizenzen: die Konten mit Anmeldung oder tatsächlicher Aktivität im gewählten Zeitraum, laut SSO-Protokollen oder Nutzungsdaten der Anwendung.
• Inaktivitätsschwelle: eine Regel wie keine Anmeldung seit 60 oder 90 Tagen, angepasst für monatlich oder saisonal genutzte Tools, etwa für Spesen oder den Jahresabschluss.
• Passender Plan: die Prüfung, welche kostenpflichtigen Funktionen wirklich genutzt werden, um Teams im Enterprise-Plan zu finden, die nur Basisfunktionen brauchen.

Shelfware oder Lizenzrückgewinnung: Wo endet die Erkennung?

Shelfware ist ein Zustand, Lizenzrückgewinnung eine Massnahme. Ein Shelfware-Bericht listet ungenutzte Lizenzen auf, die Kosten verursachen, ohne genutzt zu werden. Die Rückgewinnung entfernt diese Lizenzen, vergibt sie an neue Mitarbeitende oder stuft den Plan herab und senkt danach die Vertragsmenge. Dazwischen liegt ein oft übersprungener Schritt: mit der verantwortlichen Person der Anwendung zu klären, ob die Lizenz wirklich entbehrlich ist, etwa bei einer Führungskraft, die nur einmal im Quartal Berichte liest.

Über die Einsparung entscheidet der Zeitpunkt. Bei einem Monatsplan kostet eine entfernte Lizenz ab dem Folgemonat nichts mehr. Bei einem Jahresvertrag ist die Menge oft bis zur Verlängerung fixiert: Zurückgewonnene Lizenzen senken die Rechnung nur, wenn die Menge vor dem Verlängerungstermin reduziert wird oder sie bis dahin an neue Mitarbeitende gehen.

Beispiele und Anwendungsfälle

Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden bezahlt 320 Lizenzen eines Design-Tools. Die Admin-Konsole zeigt 270 zugewiesene Konten, und laut SSO-Protokollen haben sich davon in den letzten 90 Tagen nur 190 angemeldet. Das ergibt 50 nie zugewiesene Lizenzen und 80 Lizenzen inaktiver Nutzer, darunter 12 Personen, die das Unternehmen bereits verlassen haben und deren Zugänge noch offen sind. Vor der jährlichen Verlängerung vergibt die IT 15 Lizenzen an neue Mitarbeitende, löscht die Konten der Ausgeschiedenen und bittet den Anbieter, die Menge auf die aktiven Nutzer plus einen kleinen Puffer zu senken.

Corma führt diesen Abgleich pro Anwendung durch: Die Plattform führt ein Inventar der Anwendungen, Lizenzen und Kosten, macht ungenutzte Lizenzen sichtbar und unterstützt die Lizenzrückgewinnung vor dem Verlängerungstermin.

Verwandte Begriffe

• Lizenzrückgewinnung
• Lizenzmanagement
• Software-Lizenzoptimierung
• Software Metering
• SaaS-Ausgabenmanagement
• SaaS-Management von Corma zur Senkung der Softwarekosten

FAQ

Was ist Shelfware im SaaS-Bereich?

Shelfware umfasst bezahlte, aber ungenutzte Lizenzen, Pläne oder Editionen: nie zugewiesene Lizenzen, Konten von Personen, die sich nicht mehr anmelden, und Abonnements über dem tatsächlichen Funktionsbedarf.

Wie findet man ungenutzte Lizenzen?

Durch den Vergleich von drei Zahlen pro Anwendung: gekaufte, zugewiesene und im gewählten Zeitraum aktive Lizenzen. Die Lücke zwischen gekauft und aktiv ist die Shelfware, die vor dem Entfernen mit der verantwortlichen Person geprüft wird.

Was ist der Unterschied zwischen Shelfware und Lizenzrückgewinnung?

Shelfware ist das Problem, Lizenzrückgewinnung die Lösung. Die Rückgewinnung entfernt, vergibt neu oder stuft ungenutzte Lizenzen herab, und die Einsparung entsteht erst, wenn die Vertragsmenge sinkt.

Ist ein inaktives Konto immer Shelfware?

Nein. Manche Tools werden nur monatlich oder jährlich genutzt, und manche Konten sind für Administration oder Audits nötig. Legen Sie die Inaktivitätsschwelle pro Anwendung fest und klären Sie den Fall mit der verantwortlichen Person, bevor Sie eine Lizenz entfernen.

Demo anfragen