HelloSign

Die Corma-Integration für HelloSign bringt HelloSign-Konten unter die Access Governance von Corma: Die IT steuert, wer Dokumente senden, signieren und verwalten darf, und entzieht diesen Zugriff, wenn Personen die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen. HelloSign, 2022 in Dropbox Sign umbenannt, ist eine cloudbasierte Plattform für elektronische Signaturen, mit der Organisationen digitale Dokumente sicher versenden, signieren und verwalten. Rechts-, HR-, Vertriebs- und Operations-Teams nutzen sie, um Freigabeprozesse zu beschleunigen und manuelle Unterschriften auf Papier zu ersetzen.

Wo stösst die Zugriffsverwaltung in HelloSign ohne Integration an Grenzen?

Mit wachsenden digitalen Vertragsprozessen reicht der Zugriff auf HelloSign oft über die zentralen Administratoren hinaus, bis in mehrere Abteilungen und zu externen Mitwirkenden. Die Zugriffskontrolle entscheidet dann, wer Signatur-Workflows starten, einsehen oder verwalten kann. Ohne Integration summieren sich die Lücken:

• Manuelle Nutzerverwaltung: IT-Teams legen Nutzer von Hand an und entfernen sie wieder. Mit wachsender Mitarbeiterzahl wird das ineffizient.
• Zugriffe, die dem Mitarbeiterlebenszyklus nicht folgen: Wenn HR- und Identitätssysteme nicht verbunden sind, behalten Nutzer nach einem Rollenwechsel oder Austritt womöglich den Zugriff auf Signatur-Workflows. Das unterläuft den Joiner-Mover-Leaver-Prozess.
• Ehemalige Mitarbeitende mit Signaturzugriff: Ohne automatisiertes Offboarding können ausgeschiedene Mitarbeitende unter Umständen weiterhin rechtsverbindliche Dokumente versenden oder verwalten.
• Uneinheitliche Berechtigungen zwischen Teams: Bei manueller Rollenverwaltung haben manche Nutzer zu viele Rechte, während anderen der Zugriff fehlt, den sie brauchen.
• Wenig Einblick in die Nutzung: Ohne klaren Überblick über aktive und inaktive Nutzer werden Lizenzoptimierung und Governance schwierig.

So automatisiert Corma die Zugriffskontrolle in HelloSign

• Korrekter Zugriff ab dem ersten Tag: Corma stellt den HelloSign-Zugriff auf Basis von HR-Daten und Daten des Identity Providers bereit. So erhält jeder Nutzer die Signaturrechte, die seine Rolle erfordert.
• Offboarding und Entzug von Zugriffen: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln, entzieht Corma ihren Zugriff per automatisierter Deprovisionierung. Das verhindert unbefugtes Signieren oder Einsehen von Dokumenten.
• Rollenbasierte Zugriffe: Die Berechtigungen bleiben synchronisiert. Nutzer erreichen nur die Signatur-Workflows, die für ihre Aufgaben relevant sind.
• Ein Protokoll jeder Zugriffsänderung: Jede Provisionierung, Änderung und Deaktivierung wird protokolliert. Das ergibt einen Audit-Trail für SOC 2, DSGVO und ISO 27001 und unterstützt regelmässige Access Reviews.
• Zentraler Überblick über Signaturaktivitäten: Corma führt HR-Daten, Informationen aus dem Identity Provider und die Aktivität in HelloSign in einem Dashboard zusammen. So erkennen Teams inaktive Nutzer und optimieren die Lizenznutzung.

Einen breiteren Blick darauf, wie Corma sich mit dem Tool verbindet, bietet die Übersicht zur HelloSign-Integration.

Wer profitiert am meisten von der Corma-Integration für HelloSign?

• IT-Administratoren, die SaaS-Zugriffe auf Tools für Dokumenten-Workflows verwalten.
• Rechts- und HR-Teams, die Verträge, Onboarding-Unterlagen und Freigaben bearbeiten.
• Operations-Teams, die interne Freigabeprozesse steuern.
• Security- und Compliance-Teams, die einen kontrollierten Zugriff auf rechtsverbindliche Dokumente brauchen.

Häufige Fragen

Wie verbindet sich Corma mit HelloSign?

Sobald Corma mit HelloSign und Ihrem Identity Provider verbunden ist, beginnt die Synchronisierung. Corma wendet dann Ihre Regeln für Provisionierung und Offboarding auf die HelloSign-Konten an.

Brauchen wir für die Einführung Unterstützung durch Entwickler?

Nein. Corma nutzt vorgefertigte Konnektoren. Eine individuelle Entwicklung oder technische Einrichtung ist nicht nötig.

Wie wird die Datensicherheit bei der Integration gewährleistet?

Alle Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und auf AWS in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet. Sie sind durch die nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Sicherheitskontrollen von Corma und eine strenge Governance geschützt.

Sie möchten sehen, wer heute Zugriff auf HelloSign hat? Demo mit Corma buchen.